Projekt, Programm, Portfolio – eine Abgrenzung

Das Portfoliomanagement gewinnt im Rahmen eines erfolgreichen Projektmanagements immer stärker an Bedeutung.

Projekte und Programme müssen nicht nur einzeln effektiv ausgestaltet werden, um Erfolg zu haben, sie müssen auch auf das strategische Ziel der Unternehmung ausgerichtet sein. Als übergeordnete Managementebene beschäftigt sich das Portfoliomanagement mit der Umsetzung der Unternehmensstrategie im Rahmen von Programmen und Projekten und sichert somit langfristig Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens.

“A portfolio exists to achieve one or more organizational strategies and objectives and may consist of a set of past, current, and planned, or future portfolio components. Portfolios have the potential to be longer term with new projects rotating into the portfolios or programs, unlike projects that have a defined beginning and end.” – Project Management Institute (PMI), Inc. (2013): The Standard for Portfolio Management.

Das Portfoliomanagement übersetzt die übergeordnete Vision des Unternehmens und der daraus abgeleiteten Unternehmens- und Wettbewerbsstrategie in konkrete Unternehmenswerte, die im Rahmen von Projekten geschaffen werden (siehe Abbildung: Zusammenhang zwischen der Unternehmensstrategie, dem Portfoliomanagement und dem Projektmanagement). Das Programmmanagement hat dabei die Aufgabe, die Fähigkeit eines Unternehmens zu erhöhen, mittels begrenzter Ressourcen und Know-how Werte zu schaffen. Eine effiziente und effektive Ressourcenverteilung über die Komponenten eines Programmes steht dabei im Vordergrund.

Eine Abgrenzung der Zielsetzungen des Portfolio-, Programm- und Projektmanagements lässt sich anhand unterschiedlicher Gesichtspunkte ausmachen.

Je nach Zielsetzung unterscheiden sich Portfolio-, Programm- und Projektmanagement …

1. … bezüglich des Umfangs:
   Projekte umfassen fest definierte Ziele. Vor allem die möglichst genaue Definition der Liefergegenstände und somit des Leistungsumfangs des Projektes auf der einen sowie der Ausarbeitung aller Anforderungen an das Projekt und die Projektorganisation auf der anderen Seite sind wichtige Faktoren zum erfolgreichen Abschluss eines Projektes. Der Scope eines Projektes kann schrittweise über den gesamten Projektlebenszyklus herausgearbeitet werden. Projektprogramme haben einen größeren Umfang, der sich meist über viele Projekte hinweg ergibt. Der Erfolg von Projektprogrammen ist die effektive Koordination der einzelnen Projekte. Der Umfang von Portfolios beinhaltet die Umsetzung der strategischen Geschäftsziele im Rahmen von Projekten und Programmen. Je nach strategischer Entwicklung variiert auch der Umfang des Portfoliomanagements.
2. … bezüglich Veränderungen:
   Portfoliomanager sind konstant damit betraut, Veränderungen in der Unternehmensumgebung wahrzunehmen, sie zu durchleuchten und entsprechende Anpassungen in der Umsetzung der Unternehmensstrategie vorzunehmen. Dies kann wiederum Auswirkungen auf Programme und einzelne Projekte haben. Vor allem Projektmanager müssen darauf achten, Änderungen in ihr Projekt zu implementieren. Ein Konfigurations-Managementsystem kann dabei helfen, eine Vielzahl an Änderungen zu kontrollieren.
3. … bezüglich der Planung:
   Entlang des Projektlebenszyklus ist es die Aufgabe des Projektmanagers, High-Level-Anforderungen in detaillierte Planungen umzusetzen. Innerhalb von Projektprogrammen werden übergeordnete Pläne ausgearbeitet, die Planungen auf Projektniveau beeinflussen können, um beispielsweise Ressourcen entlang mehrerer Projekte effizient zu verteilen. Im Rahmen des Portfoliomanagements werden die nötigen Prozesse gestaltet, die zur Zielerreichung entlang der Projekte und Programme nötig sind. Eine besondere Herausforderung ist dabei die Gestaltung der Kommunikation innerhalb des Portfolios.
4. … bezüglich des Managements:
   Die Aufgaben eines Projektmanagers sind klar abgegrenzt: Er ist für die Organisation und Führung des Projektteams sowie die Zielerreichung seines Projektes verantwortlich. Programmmanager stellen eine übergeordnete Projektführung dar. Sie haben gegenüber den Programmmitarbeitern und Projektmanagern eine Führungsverantwortung wahrzunehmen. Natürlich haben auch Portfoliomanager eine Führungsverantwortung gegenüber ihren Portfoliomitarbeitern, greifen aber vor allem in die Führung von Projekten und Programmen ein, da diese häufig eine Reporting-Verantwortung gegenüber dem Portfoliomanagement haben.
5. … bezüglich des Erfolgs:
   Innerhalb von Projekten wird der Erfolg vor allem an der Erfüllung der Produkt- und Projektqualität gemessen, ob zeitliche Beschränkungen sowie das Budget eingehalten wurden und in welchem Umfang die Anforderungen erfüllt wurden, die an das Projekt gestellt worden waren. Auch für Programme gilt diese Erfolgsmessung. Im Rahmen von Projektportfolios wird der Erfolg jedoch über den Investitionserfolg gemessen sowie über die Gewinnrealisierung entlang des Portfolios. Finanzwirtschaftliche Kenngrößen stehen hierbei im Vordergrund.
6. … bezüglich des Controllings:
   Im Projekt- sowie Programmmanagement übernimmt das Controlling klassische Aufgaben. Es soll sichergestellt werden, dass das Projekt oder das Programm ein Erfolg wird, dass es die Anforderungen erfüllt und dass Terminpläne und das Budget eingehalten werden. Programme legen dabei den Fokus auf eine projektübergreifende Kontrolle bezüglich der Terminpläne, des Budgets und der Ziele des Projektprogramms. Im Rahmen des Portfoliomanagements muss vor allem der Einfluss strategischer Veränderungen überprüft werden. Ressourcenallokation entlang des Portfolios, Risiken sowie die Leistungsergebnisse der einzelnen Projekte und Programme müssen dabei ständig überwacht werden.

Natürlich birgt das Projektmanagement an sich schon genug Herausforderung, jedoch ist es nahezu unerlässlich, Projekte und Projektprogramme mittel- und langfristig auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.

Die Umsetzung der Unternehmensstrategie dient zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Im Rahmen des Portfoliomanagements sollen Werte geschaffen werden, die die Zukunft des Unternehmens sichern. Dies geschieht durch die Implementierung neuer projektübergreifender Prozesse, aber auch durch die Möglichkeit, mit einem strategischen Kurswechsel auf Veränderungen in der Umwelt zu reagieren. Portfoliomanagement sichert die Umsetzung einer gelebten Unternehmensstrategie im Rahmen des Projektmanagements.